Règlement

(AVRIL 2017)

 

BUTS

Article premier

L'Association des Secrétaires Généraux des Parlements est un organisme consultatif de l'Union interparlementaire, conformément à la section VIII, article 27, des statuts de l'Union.

Elle a pour but de :

  • faciliter les contacts personnels entre ses membres,

  • en liaison avec l’Union interparlementaire, coopérer avec les parlements qui souhaitent une assistance et un appui juridique et technique,

  • poursuivre des études relatives à l’organisation, au rôle et a la place du parlement et au droit parlementaire,

  • examiner des mesures destinées a améliorer le fonctionnement, la procédure et les méthodes de travail en usage dans les parlements,

  • assurer la collaboration des services des différents parlements entre eux.

Article 2

Ses membres se communiquent mutuellement, tant pour participer aux études entreprises en commun que pour satisfaire à des demandes individuelles, tous renseignements relatifs au droit et à la procédure parlementaire, aux méthodes de travail, à l'organisation de leur Assemblée et à l'administration des services parlementaires.

 

COMPOSITION

Article 3

1° L'Association est composée des secrétaires généraux et des secrétaires généraux adjoints des parlements, que ceux-ci soient affiliés ou non à l'Union interparlementaire, et de tout autre Parlement ou assemblée affiliée à l’Union interparlementaire comme membre à part entière.

2° Les secrétaires généraux et secrétaires généraux adjoints d’assemblées parlementaires internationales peuvent être admis comme membres associés.

3° Lorsqu’un secrétaire général ou un secrétaire général adjoint ne peut assumer personnellement une participation directe à l'Association, celle-ci peut admettre comme membre un haut fonctionnaire de cette assemblée mandaté par le secrétaire général.


Article 4

On entend par secrétaire général d'une assemblée la personne qui exerce la direction de l’ensemble des services parlementaires.

Article 5

1° L'Association, sur rapport de son Comité exécutif, se prononce sur les candidatures.

2° La procédure figurant au paragraphe (1°) s'applique aux suspensions des membres.

Article 6

1° Un membre de l'Association empêché d'assister à une session, une réunion ou une séance de l'Association peut désigner comme suppléant un autre fonctionnaire de son Assemblée.

2° La désignation doit être communiquée par écrit au président de l'Association au plus tard à l'ouverture d’une séance ; elle est valable pour la durée de la session ou de la réunion.

Article 7

L’effectif de la représentation de chaque assemblée ne peut être simultanément supérieur à deux membres.

Article 8

L’Association peut, sur proposition du Comité exécutif, de sa propre initiative ou à la demande d’un ou plusieurs membres, conférer l'honorariat aux anciens membres qui lui ont rendu des services importants.

Article 9

L’Association, dans le respect des principes et conditions contenus dans les statuts de l’UIP et sur proposition du Comité exécutif, peut admettre des observateurs en raison de leur qualité ou de leurs compétences particulières.

Article 10

1° Quand l’affiliation d’un parlement à l’Union interparlementaire a été suspendue parce qu’il est en retard dans le paiement de ses contributions aux dépenses de l’Union, un membre de l’Association provenant de ce parlement peut continuer à faire partie de l’Association.

2° Lorsque l’affiliation d’un parlement à l’Union interparlementaire a été suspendue parce qu’il a cessé de fonctionner, le Comité exécutif fait rapport, dans les meilleurs délais, à l'Association sur la possibilité pour un membre provenant dudit Parlement de continuer à faire partie de l’Association.

 

SESSIONS


Article 11

1° L'Association se réunit chaque année en session, concurremment avec les Assemblées de l'Union interparlementaire, et au siège de celles-ci.

2° Elle peut également tenir des réunions, concurremment avec les réunions du Conseil interparlementaire de l’UIP, et au siège de celui-là.

3° Elle peut également, en coordination avec l’UIP, tenir des réunions exceptionnelles.

Article 12

La convocation du président pour chaque session ou réunion contient le projet d'ordre du jour de celle-ci. Ce projet détaille l’ordre et le moment proposés pour le passage des interventions, ainsi que des autres points à l’ordre du jour.

Article 13

Un représentant de l’Union interparlementaire est entendu à sa demande au cours des sessions et autres réunions de l’Association.

 

COMITÉ EXÉCUTIF ET BUREAU


Article 14

Le Comité exécutif se compose :

  • de onze membres élus : le président de l’Association, deux vice-présidents et huit  autres membres, élus par l’Association, et

  • des anciens présidents, membres ou membres honoraires de l’Association.

Tous les membres élus du Comité exécutif doivent appartenir à des parlements différents.

Article 15

Le Bureau se compose du président, des vice-présidents et de deux co-secrétaires nommés par le président.

Article 16

Dans le cas prévu à l’article 10 (2°), les membres de l’Association appartenant audit Parlement ne peuvent se porter candidats à un quelconque poste du Comité exécutif.

Si un membre de ce Parlement est membre du Comité exécutif au moment de la suspension, il est mis fin d’office à son mandat, et le poste est aussitôt déclaré vacant.

Article 17

Tout membre élu du Comité exécutif, qui n'assiste au cours de deux sessions consécutives, telles que définies au 1º de l'article 11, à aucune des réunions du comité exécutif, est considéré démissionnaire au début de la session ou réunion suivante, sauf si le Comité exécutif en décide autrement. Une liste des présents est établie à l'occasion de chaque séance du Comité.

Le Président rappelle par écrit au membre élu du Comité exécutif qui n'a assisté à aucune de ses séances au cours d'une session ou d'une réunion de l'Association, telle que définie au 1º de l'article 11, les dispositions de l'alinéa précédent, à moins que le Président n’ait reçu des excuses de la part du membre élu et que ces excuses aient été acceptées par le Comité exécutif. Lorsque des excuses ont été reçues et acceptées, la réunion concernée de l’Association n’est pas prise en compte pour l’application des dispositions du précédent alinéa.

Article 18

1° Les candidatures au Comité exécutif doivent être reçues par écrit, sur un formulaire pré-établi, et dans un délai fixé par le Comité exécutif. Elles doivent comporter l’acceptation formelle du candidat.

2° Les membres relevant des dispositions du 3° de l’article 3, les membres associés et les observateurs ne peuvent se présenter aux élections.

3° Aucun membre ne peut être candidat à l’élection à un poste qu’il a occupé au cours de la période des deux années précédentes, et à l’élection du Président s’il a auparavant occupé cette fonction.

4° Aucun membre ne peut être candidat à l’élection du Président si un autre membre issu du même pays a occupé la fonction de Président au cours de la période des cinq années précédentes.

5° Aucun membre ne peut être candidat à l’élection de Vice-Président si un autre membre issu du même pays a occupé la fonction de Président ou de Vice-Président au cours de la période des deux années précédentes.

6° Aucun membre ne peut être candidat à l’élection de membre ordinaire si d’autres membres issus du même pays ont occupé la fonction de Président, de Vice-président ou de membre ordinaire pendant six années ou plus au cours des huit années précédentes.

7° La durée des mandats des membres du Comité exécutif est de trois ans.

8° Les élections ont lieu au cours des sessions visées au 1° l’article 11.

9° A l’ouverture d’une session, l’Association décide sur proposition du Comité exécutif le nombre de postes qui seront pourvus au cours de cette session ainsi que la date des élections, y compris pour les vacances découlant des autres élections. L’Association peut décider de reporter les élections à une autre session.

10° Ne peuvent être élus lors de la même session plus de deux membres du Bureau.

11° Le mandat court du lendemain de la clôture de la session au cours de laquelle l’élection a eu lieu; il prend fin à la clôture de la session au cours de laquelle il a été procédé à l’élection du nouveau membre.

Article 19

1° Si une vacance survient au cours du mandat d’un membre du Comité exécutif, une élection a lieu pour un mandat complet.

2° En cas de vacance de la présidence ou d’empêchement du président, ses fonctions sont exercées à titre intérimaire, dans l’ordre d’élection, par l’un des vice-présidents ou, à défaut, par un autre membre du Comité exécutif. En cas d’égalité, le doyen d’âge est désigné.

Article 20

Chaque membre élu du Comité exécutif dispose d'une voix. En cas d’égalité des voix, le président obtient une deuxième voix, afin de trancher.

Article 21

Le Comité exécutif :

a) propose des sujets d'étude examine les propositions de questionnaire et les projets de questionnaire, et désigne des rapporteurs,

b) décide des thèmes qui seront présentés et discutés au cours de la session ou réunion suivante,

c) propose l’ordre du jour des sessions ou réunions de l’Association,

d) veille à l'exécution des décisions de l'Association,

e) approuve le projet de budget annuel et le soumet à l’Association pour adoption ; et prend connaissance des comptes définitifs de l’année précédente,

 

f) fixe les lieu et date des réunions exceptionnelles visées à l'article 11.3°,

g) examine et propose à l'Association toute modification de son Règlement,

h) propose les dispositions nécessaires pour la tenue des élections, compte tenu de l’article 18,

i) rend compte des problèmes liés au statut de membre, dans le respect des articles 5, 8 et 10.

Article 22

1° Le Comité exécutif se réunit sur convocation de son président. Il doit être réuni au moins deux fois à l'occasion de chaque session ou réunion.

2° Le secrétaire général de l'Union interparlementaire ou son représentant peut demander à y être entendu.

3° Il peut également valablement arrêter des décisions au cours de réunions tenues par l’intermédiaire de moyens électroniques.

 

DÉCISIONS ET MODES DE VOTATION DE L'ASSOCIATION

Article 23

Seules les décisions prises par l’Association lors des sessions ou d’autres réunions l’engagent. Sauf exception, l’Association ne peut adopter un rapport et en autoriser la publication qu’après l’avoir examiné au moins au cours d’une session.

Article 24

1° Les observateurs et les membres associés ne participent ni aux votes ni aux élections.

 

2° Les observateurs ne peuvent prendre la parole qu’avec l’accord du Président.

 

Article 25

Les propositions soumises à l’Association sont adoptées à la majorité des suffrages exprimés.

Article 26

Le président vote, mais n'a pas voix prépondérante. En cas d’égalité des voix, la proposition n'est pas adoptée.

 

PROCÈS-VERBAUX-PUBLICATIONS

Article 27

Les procès-verbaux des sessions de l'Association sont rédigés dans les langues officielles de l'Union interparlementaire et mis à la disposition des membres de l'Association par les co-secrétaires.

Article 28

1° L’Association assume la publication et la diffusion de la revue des Informations constitutionnelles et parlementaires dans les langues officielles de l’UIP.

2° Sont publiés dans les Informations constitutionnelles et  parlementaires :

  • le texte consolidé du Règlement de l’Association lorsque celle-ci l’a amendé

  • le texte consolidé des méthodes de travail quand des modifications à ces dernières ont été apportées par l’Association

  • les rapports adoptés par l'Association

  • les procès verbaux des réunions de l’Association

  • les communications et contributions présentées lors des réunions, lorsque ces dernières ont été fournies dans les deux langues officielles de l’UIP;

    Ainsi que, sur décision du Président, éventuellement sur proposition d’un membre :

  • les textes des nouvelles Constitutions ou Constitutions révisées

  • certaines informations constitutionnelles ou parlementaires de nature à intéresser les membres de l'Association.

3° L'Association veille également à développer la diffusion et la publication de ses informations sur son site Internet.

 

LANGUES

Article 29

1° Les langues employées aux réunions de l'Association et du Comité exécutif sont les langues officielles de l'Union interparlementaire.

2° Tous les questionnaires, rapports et autres documents de l'Association sont établis dans les langues officielles de l'Union interparlementaire.

3° Si un membre ne s’exprime pas dans l’une de ces langues, il peut avoir recours, à ses frais, à un interprète s’exprimant dans une des langues officielles.

 

BUDGET

Article 30

1° Le président soumet au Comité exécutif le projet de budget annuel établi après consultation du secrétaire général de l'Union interparlementaire, et après avoir été entendu par le Comité exécutif de l'Union, si les propositions budgétaires de l'Association ne correspondent pas à celles envisagées par le secrétaire général de l'Union.

2° Ce budget est soumis pour ratification à l’Association dans les meilleurs délais.

3° Chaque parlement ou assemblée parlementaire représentée au sein de l'Association doit apporter à ce budget une contribution annuelle dont le montant est fixé par l'Association.

4° La contribution des observateurs et des membres associés est égale à la moitié de la catégorie de contribution la moins élevée versée par les pays membres.

5° Lorsqu'un membre de l'Association présente un montant d'arriérés égal ou supérieur au montant des contributions dues pour les deux années complètes écoulées, le Comité exécutif peut statuer sur la suspension du droit à participer aux votes de l'Association et sur celle d'être membre ou d'être élu au sein du Comité exécutif.

6° Lorsqu'un membre ou un membre associé de l'Association est en retard de trois ans dans le paiement de sa contribution, le Comité exécutif peut statuer sur la suspension de l'affiliation de ce membre ou membre associé de l'Association.

7° Le Comité exécutif peut décider de renoncer à l'application du 6° de l'article 30 s'il constate que le manquement au paiement des contributions est dû à des circonstances indépendantes de la volonté du membre de l'Association.

 

MODIFICATION DU RÈGLEMENT

Article 31

1° Chaque membre de l’Association peut proposer de modifier le Règlement de l’Association. Une proposition de modification du Règlement doit être examinée par le Comité exécutif avant d’être soumise au vote de l’Association.

2° Le président peut informer les membres de l’Association des propositions de modification du règlement qui sont transmises au Comité exécutif, avant que ces propositions soient examinées par celui-ci.

 

 

Directives sur les membres honoraires de l’ASGP

Au cours de session de Mexico (19-23 avril 2004), l’ASGP a adopté les directives ci-dessous relatives à l’octroi de la qualité de membre honoraire de l’Association. Celles-ci ont été modifiées au cours de la session de Bangkok (28 mars- 1eravril 2010)

(1) Ainsi qu’il est disposé à l’article 8, la qualité de membre honoraire de l’Asso­ciation ne peut être accordée qu’à un ancien membre de l’Association ou à un ancien co-secrétaire de l’Association.

(2) Conformément à l’article 8, le Comité exécutif, lorsqu’il propose d’accorder la qualité de membre honoraire à un ancien membre de l’Association, prend en considération:

  • la participation active aux activités de l’Association, notamment la préparation de questionnaires et rapports ou la présentation de communications ou d’autres présentations

  • la présence régulière aux réunions de l’association et la participation à la discussion de projets de questionnaires, de rapports d’étape, de débats généraux, de communications ou d’autres présentations;

  • la participation active, comme président ou membre élu du Comité exécutif ou co-secrétaire, aux délibérations du Bureau ou du Comité; ou

  • toutes autres considérations que le Comité exécutif estimerait former une base valide pour l’examen par l’Association de l’octroi de la qualité de membre honoraire de l’Association.

(3) Les demandes formelles d’octroi de la qualité de membre honoraire à d’anciens membres doivent être transmises à l’un des co-secrétaires, retraçant l’historique des apports de l’ancien membre de l’Association au regard de tous les points visés au paragraphe (2), accompagnées d’une notification de l’accord de l’ancien membre pour être admis en qualité de membre honoraire.